Ubehag: Ikke start en e-post med 'Jeg håper dette finner deg bra'

Mange mennesker jeg ikke kjenner, begynner e-post med gitterhilsenen, jeg håper du har det bra, mitt vanlige svar: Ja ... Jeg kjenner deg ikke, og jeg er godt nok til å slette e-posten din uten å lese videre.

Og gitt resultatene av en uformell undersøkelse, føler det mange på samme måte.

Catharine Hamm, reiseditor for Los Angeles Times , som mottar utallige plasser fra potensielle bidragsytere og PR-agenter, frykter også å motta. Jeg håper du har det bra på e-post. Det er av Guds nåde at jeg har det bra, men hva om jeg ikke var det? hun spurte. Jeg er sikker på at jeg vil være like sint ... Til disse menneskene sier jeg dette: Å bygge et forhold betyr å hjelpe meg med å gjøre jobben min, og ikke spørre meg hvordan jeg har det. Det betyr å forstå markedet mitt, ikke prøve å forstå psyken min. Det betyr å identifisere og adressere mine journalistiske behov, ikke hjelpe meg med å finne mitt personlige senter.

Barbara Teszler, administrerende direktør for Teszler PR i Santa Monica, California, sieråpner med Jeg håper denne e-postmeldingen finner deg bra er rett der oppe med en kald samtale som begynner Ikke legg på eller mail merket viktig informasjon i rødt på konvolutten (den viktige informasjonen er at du er forhåndsgodkjent for en kreditt kort med et selskap du ikke bryr deg mindre om). Folk velger 'Jeg håper du har det bra' for å opprette en personlig forbindelse - det får det til å høres ut som om du allerede har møtt denne personen, og å ignorere eller avvise noen du har møtt personlig er mer frekt enn å ignorere en fremmed deg Jeg har aldri møtt det, så det er mer sannsynlig at e-posten din i teorien blir mer lest på denne måten - men det virker på meg som konstruert og oppriktig.

Mike Plugh, lektor i kommunikasjon ved Manhattan College, mener disse hilsningene har mer å gjøre med mottakerens tolkning enn avsenderen. Hvis noen skriver 'Jeg håper du hadde en flott uke' eller 'Jeg håper dette finner deg bra', er det en sjanse for at du hadde en forferdelig uke, eller at du er langt fra 'vel', men erkjennelsen av vår gjensidige menneskeheten er det virkelige budskapet, snarere enn noe konkret håp, sier Plugh. Grunnen til at disse vennlige behagene kan virke oppriktige er at de stirrer på oss fra en hvit skjerm, som iboende er upersonlig.

Abonner på Braganca's Daily Newsletter En e-postserver viser varsler for spam eller uønskede e-poster.Foto: Ian Waldie / Getty Images

Ifølge McClain Watson, direktør for forretningskommunikasjonsprogrammer i Naveen Jindal School of Management ved UT Dallas, trenger folk å lyse opp. Hvis setningen 'Jeg håper du har det bra' i en e-post fremkaller et følelsesmessig svar fra deg, har setningen gjort jobben sin, sier Watson. Tonen i det meste av vår daglige e-post er prosessuell, transaksjonell og høres ut som den ble skrevet av zombier for zombier. En utfordring for de av oss - som meg - som ønsker å skrive en e-post for mennesker med et bankende hjerte, er å finne en måte å skape en sympatisk forbindelse med leseren slik at e-posten vår blir lest med en menneskelig stemme. ‘Jeg håper du har det bra’ er kanskje ikke den beste måten å nå det målet, men det gjør en anstendig jobb mye av tiden.

Etikettekspert Brooke Straiton anbefaler at du skriver e-postene dine bakover. Din første setning bør oppsummere dine behov eller intensjonen med e-posten, sier hun. Dette lar noen få vite helt fra begynnelsen om dette er en e-post som må adresseres raskt, arkiveres som informasjon, eller hva som helst passende handling kan være. Hvis du vil legge til 'finesser', lar du dem være til slutt.

Jill Tipograph, medstifter av Tidlige scenekarrierer , et konsulentselskap som hjelper unge mennesker med å få praksisplasser eller første jobber, innrømmer at det er vanskelig å hoppe rett inn i virksomheten, så det er viktig å finne ut riktig tilnærming. Din personlighet og ekthet må etableres. Du må finne noe behagelig og akseptabelt når det gjelder tilnærming. Det er ikke en størrelse som passer alle, sier hun. Hver situasjon er annerledes. Tilnærmingen skal gjenspeile staturen og / eller bildet du finner online.

###

Pitch Perfect: Effektive måter å starte en e-post på

Braganca ba Jill Tipograph om å gi tips for å forbedre e-post:

Jeg håper denne e-postmeldingen finner deg bra, bør reserveres for en telefonsamtale eller en oppfølgings-e-post til en personlig introduksjon. Hvis du ikke kjenner personen ennå, er det best å bruke en annen tilnærming.

Ektehet må være ekte, eller ikke gå den veien. Vær profesjonell, ikke uformell. Tenk på å kjøpe et kort: Vil du sende et overivrig eller altfor oppriktig kort til noen du ikke kjenner?

Feil på den konservative siden i tilnærming. Start en e-post med Dear Mr./Ms./Dr .; bare flytt til personnavn når et forhold eller en rapport er etablert. Hei eller Hei er altfor uformell. Bruk egennavn: Hvis de heter Robert, ikke referer til dem som Bob i en første e-post.

Nevn henviseren (hvis du har tillatelse) - begynn alltid med vedkommendes navn i emne og første linje. Det er eiendelen din. Kjære (blank) —Jeg ble henvist av (blank), som trodde du ville være en god å kontakte om (blank).

Nærm deg folk som bruker sitt fagsjargong — folk i kreative felt snakker på en måte, mens de som driver en annen. Men uansett er det lurt å ikke være ekstrem. Ulike bransjer har forskjellige standarder.

Bruk en morder-emnelinje - folk gidder ikke lese den faktiske e-posten hvis emnet ikke gir gjenklang. Sørg for at det er relevant, pittig og gir noen en grunn til å åpne. Så mye går til spam i disse dager, så det er viktig og verdifullt å sette inn en felles interesse, alma mater eller en person som anbefalte deg.

Send en oppfølgings-e-post - første e-post blir ofte ikke lest. Differensier det: Jeg håper du har en fin uke, og ønsket å følge opp e-posten min forrige uke.

Det verste en vet

Unngå emoji da de kan etablere feil førsteinntrykk.

Ikke nevn noen uten deres tillatelse.

Ikke tildel personen et kallenavn. Historie: En nylig høyskoleutdannelse nærmet seg Jill online og sa, Hei Jilly. Ingen har kalt meg Jilly siden jeg var barn, med bare mannen min i mange år som kalte meg det kjærlig fra tid til annen, sa hun. Jeg ble veldig utsatt.

Trippel bevis - det er pinlig å se feilstavinger og feil bruk av grammatikk - spesielt en persons feil navn eller selskap (tenk college-applikasjoner, for eksempel feil college-navn i et essay).

Ikke be om gratis råd eller jobb uten å tilby noe av verdi i bytte. Det er altfor påståelig og en avkjøring.