En takkemelding - eller mangel på dette - påvirker beslutninger om ansettelse.Pixabay Som jeg råder kandidater gjennom hele deres intervjuprosess , det er ett område hvor jeg konsekvent får tilbakekobling: Trenger jeg virkelig å sende en takkemelding? Gjør det noen gang en forskjell?
Jeg forstår motviljen. I de aller fleste tilfeller blir takkehilsen etter intervjuet aldri anerkjent, og de fleste kandidater får bare et tilbud i en liten prosentandel av stillingene de intervjuer for. Det kan virke som om forsøket på å skrive et notat er bortkastet, eller at alle disse notatene blir feid inn i et rekrutterende svart hull hvor de glir bort til evig irrelevans.
Å skrive et notat av noe slag virker overflødig i vår fartsfylte samtidstid. Det fremkaller bilder av preget skrivesaker og voksforsegling eller det gnaget du fikk av moren din etter jul for å takke tante Marge for skjerfet hun strikket deg. Hvem trenger noe av det?
Et godt skrevet takkebrev etter intervjuet kan imidlertid være en innflytelsesrik del av forretningskommunikasjon som kan bidra til å forsegle avtalen. Jeg har sett mange tilfeller der takkeerklæringen sementerte et ansettelsesmyndighets positive inntrykk av en kandidat eller faktisk gjorde et negativt inntrykk til et positivt som til slutt resulterte i et tilbud. Jeg har også sett dårlige skriftlige takkemerknader som resulterer i at en marginal kandidat raskt blir nixet.
Vårt siste eksempel var med Maggie som intervjuet med en av våre kunder for en markedsføringsposisjon på mellomnivå. Etter min anbefaling og etter å ha passert en telefonskjerm, planla denne klienten en dag med intervjuer med Human Resources, ansettelsessjefen, medarbeidere på peernivå og visepresident for markedsføring, Ron. Det siste intervjuet med Ron skjer bare hvis de foregående intervjuene går bra. Jeg har noen klienter der intervjuet med en VP er strengt tatt en formalitet eller et godkjenningsstempel. Det er ikke tilfelle her. I dette selskapet er det VP som bestemmer. Han vil ha buy-in fra laget, men han ringer den endelige samtalen.
Da Maggie ringte oss etter intervjuet, sparket hun seg selv. Dagen hadde startet veldig bra, vel nok, faktisk, at Ron ble lagt til i timeplanen hennes til slutt. Det var der hjulene begynte å løsne.
På en eller annen måte klikket hun og Ron bare ikke. Svarene som så ut til å imponere resten av personalet, falt sammen med ham. På slutten av intervjuet spurte han henne om hvilke sosiale medier-kampanjer hun likte. Hun tegnet bare et tomt. Mens sosiale medier aldri hadde vært noen del av hennes jobbansvar, ville det være en liten, men viktig del av hennes rolle her. Klienten visste om hennes manglende erfaring innen dette området, men var villig til å la henne lære om jobben på grunn av styrken til resten av bakgrunnen. Ved ikke å kunne tenke på et eneste eksempel, var hun sikker på at hun skadet sjansene.
Verre, etter at hun forlot intervjuet, var hun i stand til å tenke på dusinvis av flotte sosiale medier-kampanjer. Faktisk hadde hennes eget selskap nettopp gjort et veldig vellykket selskap, og selv om det ikke var en offisiell del av Maggies jobb, hadde hun bidratt til å koordinere det med firmaets sosialmediasjef. Hun var helt oppgitt da hun tenkte på hvor grundig hun hadde startet det spørsmålet.
Selv om det tydeligvis hadde vært bedre hadde Maggie imponert Ron med et godt svar på hans opprinnelige spørsmål, rådet vi henne til at et velskrevet takkebrev kunne få kandidaturet tilbake på sporet.
I likhet med mange andre mennesker (for eksempel din virkelig), var Maggie faktisk en mye bedre kommunikator på trykk enn personlig. Hun takket ham for sjansen til å snakke, og skrev deretter: Ved nærmere ettertanke innså jeg at jeg ikke svarte på spørsmålet ditt om sosiale mediekampanjer så effektivt som jeg hadde ønsket. Hun fortsatte med å liste opp tre slike kampanjer, hvorfor hun likte dem, og forklarte hvordan elementer i hver enkelt kunne vise seg å være effektive for å fremme Rons virksomhet. Hun skisserte den lille rollen hun hadde spilt for å hjelpe sin sosiale mediasjef med å starte selskapets innsats og gjentok hvor ivrig hun var for å utvikle denne ferdigheten mens hun jobbet med Ron og hans team.
Selv om en god takk ikke alltid kan snu ting, gjorde det i dette tilfellet. Ron inviterte Maggie tilbake, ting gikk mye jevnere, og hun ble til slutt utvidet et tilbud. Jeg har også sett mange tilfeller der en klient kommenterte hvor godt skrevet en gitt kandidats notat var, og tilfeller der en klient lurte på hvorfor en kandidat i et gitt skifer gjorde ikke det skriv et notat. Poenget er at å skrive takkebrev - eller unnlate å gjøre det - definitivt kan påvirke ansettelsesbeslutninger.
Her er ni retningslinjer for å skrive effektive takkemerknader:
- Hold notatet kort. Skriv ikke mer enn tre til fire avsnitt uten lange tekstblokker. Hvis brevet ditt er like langt som denne listen, er det for langt. Kort og søtt er best.
- Send notatet ditt via e-post. I motsetning til brevet til tante Marge, er dette et stykke forretningskommunikasjon, og de fleste virksomheter foregår via e-post. Dette gjør det kritisk viktig å få intervjuerens visittkort etter intervjuet. Hvis du ikke får kort, kan du be rekruttereren, resepsjonisten eller HR-kontakten din om adressene du trenger.
- Send en egen melding til Hver personen du møtte. Grunnformatet kan være det samme, men hvert notat skal tilpasses på noen måte.
- Send den så snart som mulig etter intervjuet. Ansettelsesbeslutninger tas på en mye raskere tidsplan i dag. Hvis du venter til neste uke (eller til og med i morgen), kan brevet ditt mottas etter at en beslutning er tatt.
- Vis takknemlighet. Innledningsavsnittet skal være et oppriktig uttrykk for din takk for intervjuerens tid og muligheten til å få sjansen til å møtes. Hvis du ikke kan være ærlig takknemlig, vil det å gå gjennom bevegelsene virke oppriktig og ikke hjelpe saken din.
- Oppgi saken din. Midt-til-to avsnittene bør gjenta hvorfor du vil være godt egnet for stillingen og / eller bli brukt til å overvinne eventuelle innvendinger du har, eller, som Maggie, gi et grundigere svar på et spørsmål du kanskje har sviktet. Du kan jukse ved å bruke tre til fire punkter for å argumentere, men vær forsiktig med å bli for ordrik. Vurder dette nøye. Etter å ha intervjuet, bør du ha en bedre forståelse av hva de leter etter, og du vil gjenta at du har det her.
- Bli oppspillt. Lukk ved å uttrykke din interesse for jobben og lære om de neste trinnene i prosessen. Hvis du diskuterte når du skulle høre fra selskapet (og du burde ha gjort det), angir du det igjen her. Nevn at du vil ta kontakt hvis du ikke hører fra dem innen en spesifisert dato.
- Tresjekk arbeidet ditt. Sørg for å lese korrektur på brevet for grammatiske og stavefeil. Jeg har sett mer enn én kandidat fjerne seg fra behandling ved å sende et dårlig skrevet brev. Vær spesielt oppmerksom på stavemåtene til navnet på selskapet og navnet på intervjueren. Ingenting ser verre ut enn å ta feil, men jeg har sett det skje. Uansett årsak får jeg stadig e-poster som adresserer meg som Kieth.
- Ingen lest kvitteringer tillatt. Ikke send et takkebrev der du ber om leveringskvittering eller lest kvittering. Dette skaper en forpliktelse for mottakeren og kan sees negativt.
Et velskrevet takkebrev garanterer ikke at du får jobben, men det kan holde deg på jakt eller bidra til å snu negative oppfatninger. Det er viktig at et dårlig skrevet notat eller manglende skriving i det hele tatt kan påvirke ansettelsesmyndighetene negativt. Sørg for å skrive et notat etter hvert intervju —Og takk for at du leser denne artikkelen. Jeg setter pris på din fortsatte støtte.
Keith Smooth er president for Patrickson-Hirsch Associates , et Executive Search-firma som spesialiserer seg på plassering av markedsføringsfagfolk i forbrukerfokuserte organisasjoner. Hvis du har jobbsøk eller ansetter relaterte spørsmål, kan du kontakte ham på keith@patrickson-hirsch.com .
