Som folk flest er dagene mine fylt med presserende, men ofte trivielle oppgaver.Uplask Da Bonnie Ware, en palliativ sykepleier som passer på terminalpasienter de siste ukene av livet, spurte hva folks største angrer var, kom 5 svar om og om igjen:
- Jeg skulle ønske jeg hadde hatt mot til å leve et liv tro mot meg selv, ikke det livet andre forventet av meg
- Jeg skulle ønske jeg ikke hadde jobbet så hardt
- Jeg skulle ønske jeg hadde mot til å uttrykke følelsene mine
- Jeg skulle ønske jeg hadde holdt kontakten med vennene mine
- Jeg skulle ønske at jeg hadde latt meg være lykkeligere
Jeg tenker mye på denne listen mens jeg jobber.
Som folk flest er dagene mine fylt med presserende, men ofte trivielle oppgaver. E-post. Møter. Catchups. Ringer.
Det er som å betale et kredittkort med høy rente. Jeg jobber meg helt til beinet, men knapt gjør en bulk i prinsippet . Når jeg tenker tilbake på det jeg oppnådde av betydning i en bestemt uke, kommer det ikke engang en ting til å tenke meg. Hvordan er det at dette skjer?
Under en samtale i Stanford tok Phil Libin, administrerende direktør i Evernote, akkurat denne saken, og diskuterte hvordan man skiller mellom det som haster og det som er viktig i livet ditt:
Hasteroppgaver er oppgaver som må håndteres umiddelbart.
Dette er ting som telefonsamtaler, oppgaver med forestående frister og situasjoner der du må svare raskt. Å svare på en e-post, når du må gjøre det, er vanligvis en presserende oppgave.
Viktige oppgaver er oppgaver som bidrar til langsiktige oppdrag og mål.
Dette er ting som den boken du vil skrive, presentasjonen du vil lage for en kampanje, og selskapet du planlegger å starte.
Problemet er at viktige oppgaver vanligvis blir trumfet av presserende oppgaver. Så hvis du har en begrenset tid på dagen, hvordan kan du sørge for at du setter av tid til viktige oppgaver?
Ved hjelp av en beslutningsmatrise for å bestemme hva som er viktig
En måte å finne ut hva som er viktigst, er å bruke Eisenhower beslutningsmatrise : 
Når du gjør det, gjør du den avveiningen mellom viktig og presserende.Jamesclear.com/Crew.co
Utviklet av Dwight Eisenhower, en femstjerners general i USAs hær, øverstkommanderende for de allierte styrkene i Europa under andre verdenskrig, president for Columbia University, oh, og en tosiktig amerikansk president, denne enkle boksen deler oppgaver i enkle kategorier:
Øverst til venstre ( Viktig og haster ), kan du sette ting som kriser, tidsfrister og problemer.
Øverst til høyre hjørne ( Viktig og ikke haster ) kan bestå av ting som forhold, langsiktige prosjekter, planlegging og rekreasjon.
Nederst til venstre hjørne ( Ikke viktig og haster ) kan bestå av avbrudd, møter og aktiviteter.
Nederst til høyre hjørne ( Ikke viktig og ikke haster ) kan bestå av tidssvindler, hyggelige aktiviteter og andre trivielle oppgaver.
Det er ganske enkelt å eliminere de ikke viktige, ikke presserende tingene. Det er liksom en no brainer. Du vil bruke så lite tid der som mulig.
Viktige og presserende ting er også åpenbart de første tingene du bør takle.
Men hva med å prioritere mellom de to andre kvadrantene? Det er der ting blir vanskelig.
De fleste gjør som standard å gjøre presserende oppgaver først - problemet er det hvis du alltid gjør presserende oppgaver, kan du ikke utføre viktige oppgaver .
Hasterende oppgaver kommer alltid opp. Og det vil alltid være mer presserende oppgaver enn du har tid til å utføre, uansett hvor hardt du prøver.
Har du noen gang funnet deg selv å si, [X] er veldig viktig, men jeg har ikke tid til det akkurat nå?
Når du gjør det, gjør du den avveiningen mellom viktig og presserende. Lao Tzu sier, Time er en skapt ting. Å si 'Jeg har ikke tid', er som å si 'Jeg vil ikke.'
Eller som Picasso uttrykte det, bare utsett til i morgen det du er villig til å dø etter å ha forlatt.
Hvordan ha viktige oppgaver presserende
Den enkleste måten å sikre at en viktig oppgave haster er å gi den en frist .
Frister er faktisk det som gjør presserende oppgaver presserende: Det at du må håndtere dem umiddelbart. Mangel på frister er også ofte det som gjør viktige oppgaver så uviktige. De er vanligvis den typen ting du kan komme til etter hvert.
For eksempel må du betale husleie innen utgangen av måneden. Det er en frist. Når fristen nærmer seg, blir oppgaven mer og mer presserende.
På den annen side er målet ditt å komme i form viktig, men det haster ikke i det hele tatt. Gjør du ha å komme til treningsstudioet innen utgangen av måneden? Sannsynligvis ikke.
Så det første du må gjøre hvis du vil sørge for at viktige oppgaver blir gjort, er å sette tidsfrister. En viktig oppgave er nesten alltid et stort sett med oppgaver (de er ofte mer som prosjekter), og for at du skal sette en frist, må du først dele den opp i mindre oppgaver og sette tidsfrister for dem.
Min favoritt tilnærming til dette kommer fra Få ting gjort , der David Allen spør:
Hva er den neste fysiske handlingen du må ta for å komme deg videre med denne oppgaven?
Det er tingen du trenger for å sette en frist for.
Nå er det her den avgjørende delen kommer inn, fordi det ikke er nok å bare sette en frist.
Hvorfor du trenger alvorlige frister
Den andre kvaliteten på presserende oppgaver som gjør dem presserende, er at fristene deres ikke er omsettelige.
Hvis du ikke overholder fristen, er det alvorlige konsekvenser.
Det er åpenbart hvorfor dette er tilfelle med noe som å ikke betale husleie. Først vil utleieren ringe deg og rope på deg. Hvis du er følsom for sosialt press, vil dette sannsynligvis være nok til at du betaler leien din i tide. Hvis ikke, til slutt blir du ført til retten og kastet ut, noe som er alvorlig nok for folk flest.
Problemet med å bare sette tidsfrister for viktige oppgaver er at de ikke automatisk blir alvorlige. Hvis jeg sier at jeg må gå på treningsstudioet før slutten av uken, er det i utgangspunktet ingen konsekvenser for å ikke ha nådd fristen.
Så hvordan gjør du tidsfrister mer betydningsfulle? Her er noen måter:
1. Gjør det offentlig
En måte å gjøre fristen mer seriøs på er å oppgi den offentlig. Når du er offentlig ansvarlig overfor en frist, kan du ikke lure bare deg selv. Baksiden av denne mynten er at hvis du setter en dato offentlig, må du sørge for at du faktisk kan slå den. Det er ingenting som stresset med å måtte treffe en frist du har satt for aggressivt for deg selv.
2. Lag belønninger og straffer
En annen måte å gjøre fristen mer seriøs på er å sette opp en belønning for å slå den eller straff for manglende. Sett dette settet med belønninger og straffer på forhånd og sørg for at du ikke er personen som er ansvarlig for å utføre det. Skriv for eksempel en sjekk på $ 2000 til en politisk organisasjon du hater, gi den til vennen din, og be dem sende den hvis du ikke klarer å nå fristen.
3. Hold andre ansvarlige
Når det gjelder å holde andre (som medlemmer av teamet ditt) ansvarlig for tidsfrister, er det viktig å få folk til å innse hvor viktige frister er viktige for deg. Du tåler ikke tapte frister. Og det betyr å faktisk sjekke inn og ha ubehagelige samtaler når frister blir savnet. Hvis du ikke gjør dette, vil folk forståelig nok anta at frister ikke er så viktige for deg, og de vil bli presset tilbake eller savnet oftere og oftere.
4. Sett konstante påminnelser for deg selv
Det er veldig enkelt å ignorere en frist med mindre du har en konstant påminnelse. Hasterende oppgaver har ofte innebygde påminnelser, som din venn eller ektefelle som fortsetter å bugge deg for å gjøre noe. For viktige oppgaver må du sette opp disse påminnelsene selv. Sett klistremerker rundt pulten. Still inn kalenderhendelser eller tidtakere. Sett et skilt ved badespeilet. Gjør hva du må gjøre for.
*****
Virker dette som mye arbeid? Vel, det kan være i begynnelsen. Men over tid blir det lettere, og du vil oppdage at du føler deg mye mindre stresset.
Du vil alltid ha nok hastende oppgaver for å fylle opp en hel dag, uke, år eller til og med levetid. Men det du egentlig burde bruke mesteparten av energien på, er å oppnå viktige ting, for ikke å finne en liste over angrer på ting du aldri har funnet tid til å gjøre.
Jory MacKay er redaktør @CrewLabs , hvor dette innlegget opprinnelig dukket opp . Vil du lære å bli den beste versjonen av deg? Klikk her å bli med i tusenvis av produsenter og gründere som får vår ukentlige e-post om å øke kreativiteten og produktiviteten din.
